Recomendaciones Para Los Manuales de Normas y Procedimientos

En forma general se recomienda para la distribucion y con trol de los manuales:

• Desarrollar una serie de practicas de difusion y de instruccion sobre su uso al personal encargado de realizar las funciones, actividades u operaciones que se describen en los mismos.


• Que la unidad de organizacion y metodo en las organizaciones seleccione y registre a los usuarios y a los departamentos que deben de contar con ejemplares de los manuales de normas y procedimiento.

Para la Revision y Actualizacion de los manuales de normas y procedimientos se pueden seguir las siguientes recomendaciones:

• La unidad de organizacion y metodo debe establecer un programa de revision y actualizacion del contenido de los manuales con el objeto que sean mas reales.


• Cuando una Unidad organica necesita hacer cambios, adiciones o supresiones debera presentar el proyecto a la unidad de organizacion y metodo, para que esta verifique si estos cambios siguen las directrices y plan estrategico de la unidad en cuestion.

Las revisiones y actualizaciones deben de seguir el proceso de autorizacion y distribucion que cuando se elaboran por primera vez el manual de organizacion o el manual de procedimientos.

Tomado Libro: OyM en la Administracion Publica / Autor: Gustavo Quiroga.

Implantación Para Los Manuales de Normas y Procedimientos y Recomendaciones Para Su Elaboración

La Implantación de los Manuales de Normas y Procedimientos abarcan tres momentos : 1. La Formulación del Programa y los metodos para la implantacióndel nuevo sistema, 2. La integración de los recursos humanos y meterriales , 3. La Ejecución del Programa.

A continuación pasaremos a detallarles un poco mas sobre cada unos de estos tres momentos :

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  La Formulación del Programa y los metodos para la implantacióndel nuevo sistema : El primer paso en la formulación del programa de implantación es determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización. Esto puede describirse perfectamente utilizando un diagrama de red o de flechas. El siguiente paso es determinar los requerimientos en cuanto a personal, instalaciones, mobniliario y equipo, formas de oficina, manuales e instructivo de trabajo, entre otros, recursos que seran necesarios para cumplir con la implantación d elas recomendaciones. Asi mimo, se fijaran el tiempo y las fechas en que deben de iniciarse y terminar cada una d elas actividades del programa y aquellas en que estaran disponibles los recursos antes señalados. De suma importancia es dejar claramente definido quien o quienes son los responsables de la ejecución del programa en total y de cada una de las etapas. Si se considera la naturaleza estrictamente asesora de la UOM, esta debe particpar en la implantación de las recomendaciones, al auziliar tanto al jefe de la unidad en que se introducira el nuevo sistema como al personal que habra que operarlo. Debe preverse tambien los obstaculos y las resistencias al cambio que presentaran quienes se vean afectados por los nuevos metodos y procedimientos de trabajo, y para ello es necesaro incluir programas de información y orientación sobre la naturaleza, proposito y bondad de las medidas que habran de introducirse. En lo que se refiere a los metodos de implantación, podemos decir que existen varias formas para implantar mejoras administrativas y cada una responde al problema de que se trate o al grado de complejidad del sistemapor implantar , los mas ususles son : *El Metodo Instantaneo, * El Metodo del Proyecto Piloto, * La implementación en Paralelo, * El Metodo Parcial o Por Aproximaciones Sucesivas.

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  Integración de Recursos Humanos y Materiales: Una vez que el programa de implantación ha sido confeccionado y aprovado, el siguiente paso es reunir los recursos humanos y materiales que se estimaron necesarios para la operación del nuevo sistema. Se procede a elaborar los manuales e instructivos de trabajo, las formas de oficina, integrar el mobiliario, equipos y suministros requeridos para operar el nuevo sistema. Se procede tambien a disponer los arreglos fisicos en cuanto a local, distribución del espacio y acondicionamiento del lugar donde se desarrollen las labores. Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implantación se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a operar los nuevos procedimientos de trabajo. Se adopta como norma los manuales o instructivos, se adiestra al personal lo suficiente para que pueda ejecutar sus labores corectamente y adquiera un perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar dentro del proceso.

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  Ejecución del Programa de Implantación : Se procede a poner en operación el nuevo sistema al aplicar el metodo de implantación seleccionado; al realizar las actividades programadas y al seguir los lienamientos fijados en los manuales e instructivos. Cuando de inicia la implantación es necesario elaborar circulares con fin de darlo a conocer a sus usuarios y , en caso necesario, debe de continuarse con la labor de información y orientación de quienes esten involucrados en el cambio. Como se indico al principio, la participación de UOM en el momento de poner en vigor sus recomendaciones constituye un requisito esencial, ya que su misión no concluye con la formulación de propuestas de mejoramiento y la preparación de la fase de implantación. La UOM debe de estar presente en el lugar donde se realicen los cambios durante todo el tiempo que se requiera y, de ser necesario, regresar al sitio de operaciones despues de la implantación del sistema.

Como podemos observar segun esta lectura, se nos indica claramente el papel fundamental que juega la Unidad de Organización y Metodo al momento de implementar un manual de normas y procedimientos en la s organizaciones ya sean publicas o privadas.

Tomado del libro : Organización y Metodo En La Administración Publica , Autor: Gustavo Quiroga Leos. 2.006.

La Calidad Total y Las Normas ISO 9000

Las Normas ISO 9000 Tomas su nombre de la International Organization for Standardization , organismo mundial lider de la normalizacion, el cual hizo posible la aprobacion de los textos , de las normas que conforman dicha serie.

La serie 9000 / 9001 / 9004 se centran en las normas sobre documentacion, en particular, en el manual de la gestion de calidad, con la finalidad de garantizar que existan sistemas de gestion de calidad apropiados. La elaboracion de estos manuales exige una metodologia, conocimientos y criterios organizacionales para recopilar las caracteristicas del proceso de la empresa.

La aplicacion de las normas de calidad ISO 9000 constituyen para la industria, una via , de reducir costos y mejorar sus procesos de produccion tomando en cuenta que la calidad es un factor clave para la competitiva de cualquier mercado. La persona que se dedica a normalizar debe de ser conocedora de esta faena garantizando asi la incorporacion de un procedimiento que se adapte a la realidad del proceso , que sea util y de facil entendimiento.

Con este proceso creciente de globalizacion de los mercados, habra cada vez mas presion para garantizar la calidad en los procesos y servicios. En tal entorno existen un conjunto considerable de normas internacionales y una unica organizacion internacional que realiza el esfuerzo para tratar de promoverlas.

Calidad Total no se limita a una tecnica administrativa o de gestion, sino que su concepcion es mucho mas profunda , ya que empieza y termina con las personas, es decir es una filosofia que se demuestra en el ser , pensar y actuar de las personas de calidad. Personas de calidad obtienen productos de calidad y brindan servicios de calidad. Progreso es el significado de la calidad total.

La Calidad Total no es simplemente una herramienta operativa ni un decalogo para el trabajador, mucho menos un magico talisman que nos permitira triunfar en los negocios. Es mucho mas que eso: una nueva actitud frente a la vidad y un compromiso con nosotros mismos y con los demas para descubrir, entre todos las pasion por las cosas bien hechas y por los servicios realizados. La consecucion sera el exito en todo aquello que emprendamos y la sastifaccion de contribucion de mejorar al medio que nos rodea .

En este mundo tan cambiante que recorren las ciencias administrativas, la calidad total juega un papel preponderante para garantizar el exito a cualquier organizacion ya sea publica o privada. El area de O&M lideriza estos procesos de cambio y facilita la implementacion de esta filosofia llamada calidad total.